1. Giới thiệu tổng quan hệ thống

Hệ thống định danh & xác thực điện tử PostID của Tổng công ty Bưu điện Việt nam là hệ thống thực hiện quản lý định danh, xác thực điện tử của khách hàng tập trung đối với khách hàng. Là công cụ thực hiện việc cung cấp định danh/ xác thực điện tử cho Công dân/ doanh nghiệp do Tông công ty Bưu điện Việt nam cung cấp. Sau khi thực hiện các bước đăng ký, xác minh, phê duyệt trên hệ thống PostID, công dân/ doanh nghiệp đã đăng ký được cung cấp tài khoản điện tử cùng mức xác thực. Với tài khoản này công dân/ doanh nghiệp được phép sử dụng để thực hiện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia cũng như các hệ thống cung cấp dịch vụ khác của Tổng công ty Bưu điện Việt nam.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống PostID nhằm hỗ trợ, hướng dẫn tổ chức và cá nhân thực hiện các chức năng về đăng ký tài khoản trên hệ thống để được xác thực.

1.1 Trường hợp thực hiện đăng ký tài khoản điện tử qua hệ thống PostID

1.1.1 Trường hợp cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến tại các điểm giao dịch của Bưu điện hoặc chủ động đến các điểm giao dịch của Bưu điện để đăng ký tài khoản định danh, xác thực

Bước 1: Kiểm tra xác minh giấy tờ

-        Cá nhân/đại diện tổ chức (gọi chung là Người đăng ký) cung cấp giấy tờ cho giao dịch viên (GDV):

+ Đối với cá nhân, giấy tờ cung cấp là CMND/CCCD/Hộ chiếu.

+ Đối với doanh nghiệp giấy tờ là đăng ký kinh doanh và CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người đến đăng ký là người được ủy quyền thì phải cung cấp giấy ủy quyền và CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

-        GDV kiểm tra, đối chiếu giấy tờ đảm bảo giấy tờ cung cấp là thật và của đúng Người đăng ký.

Trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc thật nhưng không phải của cá nhân/tổ chức đăng ký thì không thực hiện việc xác thực, định danh.

Bước 2: Cập nhật thông tin trên hệ thống PostID

-        GDV đăng nhập hệ thống PostID tại địa chỉ idm.vnpost.vn;

-        Chọn mục đăng ký;

- Đề nghị Người đăng ký chọn Tên tài khoản và nhập trên hệ thống (Tên tài khoản tùy chọn theo yêu cầu của Người đăng ký: số điện thoại, email, số CMND/CCCH/Hộ chiếu. Trường hợp tên tài khoản trùng với tên đã có trên hệ thống phải chọn tên khác);

- Đề nghị Người đăng ký nhập mật khẩu và xác nhận mật khẩu;

-        Căn cứ thông tin trên các giấy tờ do Người đăng ký cung cấp, thực hiện cập nhật thông tin trên hệ thống PostID, bao gồm:

+ Đối với cá nhân: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ thường trú, địa chỉ nơi ở hiện tại, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, số điện thoại, email (nếu có).

+ Đối với tổ chức: Tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, email (nếu có);

- Thực hiện chọn nút “Đăng ký” để tạo tài khoản và kết thúc việc đăng ký. (Sau khi thực hiện việc đăng ký, hệ thống PostID sẽ cung cấp cho Người đăng ký tài khoản nhưng chưa được xác thực).

-        GDV chuyển sang mục “Xác minh” để thực hiện bổ sung hồ sơ trên hệ thống.

Bước 3: Bổ sung hồ sơ trên hệ thống

-        GDV kiểm tra lại các thông tin đã nhập cho Người đăng ký.

-        In 02 liên Giấy đăng ký định danh, xác thực (Giấy đăng ký) trên hệ thống PostID, chuyển cho Người đăng ký kiểm tra và ký. GDV ký trên 02 liên;

-        Chụp ảnh Người đăng ký, scan/chụp các giấy tờ Người đăng ký cung cấp và Giấy đăng ký, sau đó đính lên hệ thống;

-        GDV chọn nút xác minh để kết thúc việc xác minh thông tin của Người đăng ký. 

-        GDV chuyển hồ sơ cho nhân viên được giao nhiệm vụ kiểm soát để kiểm tra và phê duyệt theo Bước 4 dưới đây. Bưu điện tỉnh, thành phố xem xét việc phân thêm quyền phê duyệt cho GDV để thực hiện việc phê duyệt trong trường hợp Bưu cục/Điểm BĐ-VHX chỉ có 01 nhân viên.

Bước 4: Phê duyệt

- Nhân viên được giao nhiệm vụ phê duyệt thực hiện đăng nhập hệ thống PostID tại địa chỉ idm.vnpost.vn, chọn mục phê duyệt. (Trường hợp GDV được phân quyền thực hiện cả việc phê duyệt, sau khi thực hiện Bước 3 sẽ chọn mục phê duyệt trên hệ thống mà không cần phải đăng nhập lại).

- Kiểm tra, đối chiếu lại thông tin đã nhập, giấy tờ Người sử dụng cung cấp và hồ sơ đã đính kèm trên hệ thống đảm bảo đầy đủ, chính xác và thực hiện phê duyệt trên hệ thống.

- Giao cho Người đăng ký 01 liên Giấy xác nhận, lưu tại Bưu cục 01 liên.

Sau khi hoàn tất việc định danh, xác thực, nếu Người đăng ký có yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến, GDV hướng dẫn, hỗ trợ Người đăng ký sử dụng tài khoản PostID đã được cấp đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia để nộp hồ sơ trực tuyến. Trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu nộp hồ sơ giấy, lệ phí và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, GDV thực hiện theo quy định đối với dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích.

1.1.2. Trường hợp cá nhân, tổ chức tự thực hiện đăng ký trên hệ thống PostID

- Người đăng ký truy cập hệ thống PostID tại địa chỉ Postid.vnpost.vn để thực hiện đăng ký tài khoản. Sau khi thực hiện đăng ký, hệ thống PostID sẽ cung cấp cho Người đăng ký tài khoản nhưng chưa được xác minh.

- Người đăng ký cầm các giấy tờ đến điểm giao dịch Bưu điện gần nhất.

- GDV đề nghị Người đăng ký cung cấp các giấy tờ và thực hiện kiểm tra xác minh giấy tờ như quy định trong Bước 1, mục 1 nêu trên.

-        GDV đăng nhập hệ thống PostID tại địa chỉ idm.vnpost.vn, chọn mục xác minh;

- Thực hiện chức năng tìm kiếm trên hệ thống theo tên cá nhân/tổ chức;

- Thực hiện đối chiếu thông tin trên các giấy tờ do Người đăng ký cung cấp với thông tin Người đăng ký đã nhập trên hệ thống PostID, đảm bảo khớp đúng. Trường hợp có sai lệch phải thực hiện chỉnh sửa lại trên hệ thống.

- Thực hiện bước bổ sung hồ sơ trên hệ thống và phê duyệt như quy định trong Bước 3 và Bước 4 của mục 1 nêu trên.

1.1.3. Khi cá nhân, tổ chức sử dụng các dịch vụ của Bưu điện

Trường hợp các cá nhân, tổ chức đến điểm giao dịch sử dụng các dịch vụ của Bưu điện, GDV thực hiện giới thiệu về ý nghĩa của việc tạo tài khoản định danh, xác thực và thuyết phục, đề nghị khách hàng tạo tài khoản để sử dụng khi cần. Quy trình thực hiện tương tự như đề cập tại mục 1 nêu trên./.